Veranderen: 6 tips om met weerstand om te gaan

Het is maandagochtend. Enthousiast loop je het kantoor binnen. Afgelopen weekend heb je een geweldige heisessie gehad met het voltallige MT. Als teamleider bedrijfsbureau heb je een aantal uitdagende veranderingen bedacht om de organisatie naar een volgend niveau te tillen en daar wil je het team in meenemen. “Mensen, de komende periode gaat een aantal zaken drastisch veranderen. Allereerst gaan we vanaf nu … Ook stoppen we met ... In plaats daarvan … En tot slot …” Als je klaar bent met je verhaal, reageert iedereen enthousiast en heeft zin om het voortaan zo te gaan doen. 

Te mooi om waar te zijn? Inderdaad. De praktijk is weerbarstiger. Veranderingen roepen bijna altijd weerstand op. Een natuurlijke reactie die ook bijdraagt aan het succes van de veranderingen. ‘Zonder weerstand geen glans’, ‘Weerstand geeft aan dat men betrokken is’, ‘Zonder tegenwind gaat een vlieger niet vliegen’, je kent de uitdrukkingen wel. Hoe ga je echter op een constructieve manier om met die weerstand? En hoe kun je die weerstand voor je laten werken? 

Als je een team meeneemt in een aanstaande verandering, realiseer je dan dat je zelf waarschijnlijk al vijf denkstappen verder bent dan het team. Jij hebt jouw beeldvorming, jouw interne voorstelling, al heel compleet doordat je al nagedacht hebt over vragen als: Waarom is de verandering noodzakelijk? Wat is het negatieve gevolg als we blijven doen wat we doen? Wat is het gewenste resultaat? Hoe kunnen we dit resultaat bereiken? Wat zijn de eerste stappen? Allemaal denkstappen die het team nog niet heeft gemaakt. Houd daar rekening mee en neem je collega’s mee in deze denkstappen voordat je vertelt welk ander gedrag je verwacht.

Vermijd woorden die een ander (nog) geen betekenis kan geven. Zo voorkom je dat je collega’s er een verkeerde voorstelling van maken en zorg je dat ze aangehaakt blijven. In onze eigen training noemen wij bijvoorbeeld in het begin weinig de woorden ‘Lean’ en ‘Learn’. Als je je (nog) geen beeld bij deze woorden kunt maken, dan haak je af. In plaats daarvan hebben we het bijvoorbeeld over “samen iedere dag slimmer werken.” Jij zou kunnen zeggen: “We zorgen dat we minder papierwerk hoeven afhandelen” of “We gaan nog beter samenwerken in het team.”

Stemming is aanstekelijk. Als je wil dat je team enthousiast reageert op jouw initiatief, zorg dan dat je de boodschap vertelt in een enthousiaste stemming. Ben je dus ook bewust van je eigen stemming. En zoek uit hoe je jezelf in zo’n stemming krijgt. De een oefent een verhaal voor de spiegel, de ander luistert naar muziek en weer iemand anders loopt eerst een rondje door de bossen.

Als jij twijfels hebt over de verandering, dan ben je zelf in een onzekere stemming. Doen alsof jij het 100 procent ziet lukken en dat enthousiast brengen, is niet handig. Onbewust zal de stemming van onzekerheid waarneembaar zijn in jouw tonaliteit en houding. Wát je zegt (woorden) komt dan zeer waarschijnlijk niet overeen met de manier waarop je het zegt (tonaliteit en houding). Daarmee zend je tegenstrijdige signalen uit. Dat schept verwarring en je boodschap is daarom niet krachtig. Blijf dus trouw aan jezelf.

Ben nieuwsgierig naar de interne voorstelling van een ander. Ga in gesprek over de vertaling die een collega maakt bij jouw voorstel. Gebruik daarbij open vragen (wanneer, waarmee, wat, hoe). Met gesloten vragen check je eigenlijk alleen je eigen interne voorstelling. Open vragen geven de ander de mogelijkheid om iets van zijn of haar interne voorstelling te delen. Dat geeft jou waardevolle informatie over bijvoorbeeld de oorzaak van eventuele weerstand. Zo kan iemands beeld van de nieuwe aanpak bijvoorbeeld zorgen voor angst. Angst om een baan te verliezen, angst voor onzekerheden of angst dat het werk niet meer leuk gaat zijn.

Weerstand bij mensen kan ontstaan vanuit uit een negatieve stemming, vanuit een slechte ervaring (interne voorstelling) ergens in het verleden of een projectie naar de toekomst. En tegelijkertijd zijn we nooit 100 procent negatief; ergens zien we ook altijd wel een pluspunt, ook al is het nog zo klein. Vraag teamleden die weerstand tonen uit naar dat ene positieve puntje in het initiatief. Zo kun je de weerstand al enigszins verminderen. Vraag bijvoorbeeld: “Hoe zou deze aanpak wel voor jou kunnen werken?”, “Wat kunnen we nu doen om ervoor te zorgen dat het wel gaat lukken?” of “Wat kunnen wij leren van eerdere situaties, zodat we nu niet dezelfde fouten maken?” Deze vragen nodigen uit om naar oplossingen te kijken in plaats van problemen.

Weerstand is een vorm van communicatie. Om te weten hoe je met weerstand om kunt gaan, is het daarom om inzicht te krijgen communicatie. Het NLP Communicatiemodel (Neuro Linguïstisch Programmeren, red.) helpt daar enorm bij. Het model geeft inzicht in hoe wij met prikkels omgaan, wat er in ons brein en systeem mee gebeurt en hoe dit vervolgens ons gedrag, dus onze communicatie, beïnvloedt. Aan de hand van dit inzicht, ben je in staat om je communicatiebewustzijn te vergroten. Hoe werkt jouw persoonlijke communicatie? Wat is het effect ervan op een ander? En hoe kun je daarmee rekening houden of zelfs invloed op uitoefenen? Je bewust zijn van je eigen communicatie en die van een ander, is de sleutel bij veranderingen en de weerstand die daarmee gepaard gaat.

Daarover lees je meer in het volledige artikel over weerstand en communicatiebewustzijn bij veranderingen in HUDAN, ons inspiratiemagazine (pag.62).