ASML: Accountable met Lean Plannen

Peter Heesen is Project Manager bij Corporate Real Estate (CRE) van ASML. Deze tak is verantwoordelijk voor alle kantoren en productiefaciliteiten van ASML wereldwijd. CRE zorgt voor nieuwbouw, verbouwing, exploitatie en onderhoud van de ASML infrastructuur, installaties en gebouwen. “Als je ASML kent en de ontwikkelingen een beetje meekrijgt, kun je je voorstellen wat voor opgave dat is. Het meest recente project waarmee ik bezig ben, is een logistiek centrum met meerdere functies, met daarbovenop kantoren. De grootste uitdaging van dit project is het samenvoegen van de verschillende functies: 54.500 vierkante meter logistieke ruimte met een geautomatiseerd palletmagazijn met daarop werkplekken voor 3.000 medewerkers. Bovendien werd dit direct naast de onlangs gerealiseerde parkeergarage gebouwd. Dan is planning en afstemming een must.”

Lean in de productiewereld van ASML is natuurlijk geen onbekend begrip. Toch was dit project eigenlijk het eerste bouwproject dat Peter en zijn team met Lean Plannen hebben aangepakt. “We realiseerden ons dat de omvang, het belang en de afhankelijkheden van dit project, om een strakke en gestructureerde aanpak vroegen. En dat is, zeker terugkijkend op de afgelopen coronajaren, een bepalende factor geweest in de doorlooptijd van dit project. We hebben te maken gehad met lockdowns en leveringsproblemen, maar doordat we zicht hadden op afhankelijkheden en consequenties, konden we daarop anticiperen of, in het uiterste geval uitloop verantwoorden.”

In november 2018 organiseerden we een kick-off voor de start van het project. Een uitgebreide kennismaking met Lean in het algemeen en specifiek Lean Plannen voor het team en de betrokken partijen waarbij er meteen een gezamenlijke overall planning gemaakt werd. “De reacties waren superpositief. De Lean aanpak zorgt ervoor dat iedereen weet wat de belangen zijn, wat er moet gebeuren en wie daarvoor verantwoordelijk is. Ook de Daily Stand op de uitvoering dwingt alle partijen steeds weer daarover na te denken. De begeleiding van onder andere Coen Kweens was daarbij erg prettig. Hij nam regelmatig mijn rol van facilitator over. Dan kon ik gewoon onderdeel zijn van het team. Hij kon iets strenger zijn op de structuur, de methodieken en manier van communiceren.

We hebben een hele andere manier van kijken en ‘problem solving’ ontwikkeld. Door steeds samen stap voor stap te kijken wat, waar, wanneer moet gebeuren en door wie houd je grip. Wanneer er dan afwijkingen ontstaan, heb je ook direct zicht op de mogelijke consequenties en wat je eventueel kunt aanpassen om de impact te minimaliseren. Bij zulke complexe en omvangrijke projecten in deze uitdagende tijden, weet je zeker dat je tijdens de realisatie met uitdagingen te maken krijgt. Ik ben van mening dat je met deze aanpak in elk geval maximaal in control bent én accountable naar alle stakeholders op alle aspecten, ook op financieel vlak.

Inmiddels hebben we deze werkwijze overgenomen bij andere projecten, ook kleinere. We hebben zelfs een project in doorlooptijd kunnen terugbrengen van 42 weken naar 20 weken. De collega’s met wie ik werk, hebben wel door dat het meer is dan Post-it’s plakken. We denken nu veel meer in kleinere acties en afhankelijkheden. Als je die bril eenmaal hebt opgezet, zet je hem niet meer af. Mijn ervaring is dat een project als een trein loopt, als iedereen in het team er op dezelfde manier inzit, eigenaarschap voelt en dezelfde vaardigheden heeft. ”