Orderportefeuille management: dirigeer je organisatie naar succes

Heb je wel eens schutting getimmerd of een lambrisering terwijl het regelwerk niet helemaal waterpas is? Je timmert een plank aan de bovenkant vast en meteen komt die aan de onderkant weer los. Dat zie ik nu ook bij veel organisaties gebeuren. Pas dronk ik een kop koffie met een ondernemer die als toeleverancier bij grote projecten betrokken is. “Heb ik eindelijk mijn teams op de uitvoering op sterkte, staat mijn inkoopleider aan mijn bureau omdat de materialen niet leverbaar zijn. Hoppa, de planning weer overhoop.” Hij heeft het gevoel dat als hij de planning aan de ene kant dichtgetimmerd heeft, er aan de andere kant meteen weer een gat ontstaat. “Dat zorgt aan alle kanten voor frustratie. Bij de klant omdat die de oplevering in het gedrang ziet komen. Bij de teams omdat er geen balans is in de werkdruk.”

Een belangrijke opgave voor veel toeleveranciers of partners in de keten is het continu afstemmen van de projectaanvragen met de beschikbare capaciteit. En dat is nog niet zo'n eenvoudige opgave. Veel organisaties kampen momenteel met tekort aan mensen en materialen met lange levertijden als ze al beschikbaar zijn. Dat maakt vooral ook de afstemming van de planning tussen de afdelingen Sales, Engineering en Uitvoering onderling een uitdaging. De planning en de prijzen komen onder druk te staan en de werkdruk neemt toe. Geen gezonde situatie die een negatief effect heeft op het bedrijfsresultaat.

“Hoe ga ik daarmee om?”, was dan ook de terechte vraag van de ondernemer. “Ik wil de harmonie terug in mijn bedrijf.” Harmonie, dat is een mooi streven. En ook het ultieme doel van de dirigent van een orkest. Dus, hoe bereikt hij dat dan? Een orkest kent ook verschillende ‘afdelingen’: blazers, strijkers, slagwerk, vocalisten. Om te zorgen dat alle muzikanten samen een harmonieus stuk ten gehore kunnen brengen, zijn nauwkeurige timing en perfecte balans tussen de verschillende instrumenten essentieel. En ondanks dat alle muzikanten zeer professioneel zijn, gerepeteerd hebben en weten wat zij horen te spelen, volgen zij ten tijde van de uitvoering strikt de aanwijzingen van de dirigent. Hij heeft namelijk het overzicht en weet precies hoe iedereen samen van begin tot eind hoort te klinken.

Eigenlijk is dat in een organisatie net zo. Je wil de timing en de volgorde van de orders nauwkeurig afstemmen om productie en levering van producten en diensten soepel te laten verlopen. Om dat te kunnen doen, heb ook jij inzicht nodig in dit hele proces van begin tot eind. Wat is een succesvol resultaat voor jouw organisatie? Wat betekent dat voor jouw orderportefeuille? Wie spelen daar allemaal een rol in? En hoe zorg je voor de perfecte timing in dit proces? Als je in staat bent harmonie te creëren in dit proces, of flow zoals we dat in organisaties noemen, merkt iedereen dat. Net als tientallen muzikanten als één orkest klinken, werkt jouw organisatie dan als één geoliede machine. Met een staande ovatie of tevreden klanten als resultaat en daarmee nieuwe optredens waarmee je dus het voortbestaan van organisatie verzekert.

Kortom, meer afstemming van de onderlinge planning en flow tussen afdelingen, begint met goed orderportefeuille management. Goed orderportefeuille management omvat:

• de omvang en behoefte van je klanten;
• de doelstellingen van jouw organisatie;
• de capaciteit in de verschillende teams;
• de informatiebehoefte van de verschillende teams;
• de rolverdeling en verantwoordelijkheden;
• de consequenties van veranderingen en eventuele te nemen acties.

Er zijn allerlei methodieken om deze zaken helder te krijgen en af te stemmen. En een goed gesprek met je teams brengt je al heel veel. Dus, start eens met luisteren naar de geluiden op jouw orkestvloer.

Jan-Dirk van de Laar blogt als expert voor installatie.nl waar dit blog op 17 april 2023 verscheen.