Lean is instal-leren

Werkt Lean ook in het installatiebedrijf? Jazeker! We werken samen met meerdere installatiebedrijven die inmiddels succesvol anders samenwerken op basis van Lean. En ik zeg bewust: op basis van. Vaak hoor ik namelijk “Lean, dat doen we al. Wij werken zo efficiënt mogelijk en we hebben helaas niet overal invloed op.” Lean gaat echter niet alleen over efficiënter werken. Het gaat vooral over leren. En het resultaat is dat je efficiënter en leuker gaat samenwerken. 

Je hebt vast wel eens te maken gehad met het produceren of installeren van bijvoorbeeld een verdeel- of regelkast. Bij de eerste installatie loop je bijna altijd tegen zaken aan die nog niet helemaal perfect zijn. Wanneer je diezelfde kast weer gaat monteren, dan zul je die zaken al anders aanpakken. Je neemt de leerpunten van de eerste keer mee. Het gevolg is dat het makkelijker en sneller gaat en dat de communicatie met de klant misschien ook wel beter loopt.  Dit is waar het in essentie bij Lean over gaat. Je leert dat iets makkelijker, eenvoudiger of prettiger kan zonder dat je er harder voor hoeft te werken. 

De kunst is om het leren niet aan het toeval over te laten. Door op een bepaalde manier naar het werk en onvolkomenheden of verstoringen te kijken, zie je sneller waar leerpunten zich voordoen. Bovendien vergroot je zo ook het tempo waarin je leert. En dat is wat wij Lean & Learn noemen. De bijbehorende methodieken je daarbij, zoals een planning die je gezamenlijk maakt en beheert, een Daily Stand waarin je de lopende zaken en verstoringen bespreekt en experimenteren om te ontdekken wat er slimmer kan.

De installatiebranche heeft te maken met verschillende uitdagingen. Niet alleen de ontwikkelingen gaan razendsnel, ook de beperkingen door arbeids- en materialentekort en milieuwetgeving spelen een belangrijke rol. Hoe blijf je bij? Je kunt inderdaad niet overal grip op hebben. Om toekomstbestendig te zijn, wil je als directeur of manager wil je met strategie bezig kunnen zijn en niet de hele dag met brandjes blussen op projecten. Het antwoord ligt in het vergoten van het lerend vermogen van je team. Als professionals in je team in staat zijn om zelf continu verbeteringen door te voeren en op basis daarvan het werk verder te standaardiseren, ontstaat er ruimte. Ruimte voor hen om meer werk met dezelfde capaciteit en inzet te verrichten én meer ruimte voor jou, als leidinggevende om met de ontwikkelingen en toekomst bezig te zijn.

Anders werken en het lerende vermogen vergroten, is nog niet zo makkelijk gedaan. Anders werken, roept in eerste instantie vaak weerstand op: “Dat werkt hier niet!” of “Dat doen we al!” Die overtuigingen dragen niet bij aan leren. Hoe kun je dat dan aanpakken? Een goede manier is eerst uitzomen en op zoek te gaan naar patronen. Patronen in processen die je steeds weer doorloopt in jouw installatiebedrijf, zoals repeterende klussen, projecten en onderhoudscontracten. Zodra je de patronen herkent, ontdek je ook de leermomenten.

Hoeveel overlegmomenten zijn er bijvoorbeeld voor iedere klus of een project? Hoeveel administratieve handelingen worden er steeds weer opnieuw gedaan? Hoeveel tekeningen worden er gemaakt? Hoeveel meters moeten installateurs lopen op een project? Slechts een paar voorbeelden van patronen in een installatiebedrijf waarin 100% zeker winst te behalen is.

Heb je al eens afgevraagd of het met de helft minder overleggen kan? Of dat de administratieve last teruggedrongen kan worden? Of dat het installeren op een project niet met minder heen en weer sjouwen of oponthoud kan? Of dat al die tekeningen wel écht gebruikt worden? Vaak weet je ergens wel dat het anders kan, maar zijn er afhankelijkheden die dat lijken te belemmeren. Je kent de opmerkingen vast wel: “Ja, maar de opdrachtgever vraagt erom” of “Zo wordt het nu eenmaal aangeleverd” of “Dat lukt niet, want…“ Daar precies zitten de leermomenten en verbeterkansen. 

Een vergadering bijvoorbeeld bestaat voor 70% uit beeldvorming, 20% uit oordeel-/meningsvorming en 10% uit besluitvorming. Als de meeste tijd wordt opgeslokt voor het creëren van de juiste beeldvorming, dan is daar de meeste winst te behalen. Hoe komt het dat daar zo veel tijd voor nodig is? En hoe kun je dat anders oplossen? Stel je voor dat je alle vergaderingen in de helft van de tijd zou kunnen doen en hoeveel je dat op jaarbasis aan tijd oplevert. Dat geldt hetzelfde voor heen en weer lopen op een project. Hoe komt dat? Kunnen materialen anders aangeleverd of geplaatst worden? Elke kilometer minder, is tijdwinst op een project. Als je dat elke dag bij elk project kunt doorvoeren, tel uit je winst.

Lean & Learn gaat dus niet over harder werken. Het gaat over slimmer werken en ieder dag een beetje beter worden. Je kijkt wat ‘verspillende activiteiten’ in het proces zijn en hoe je deze kunt terugdringen om zo tijd te creëren voor continue verbeteringen. En dat zorgt ervoor dat je als installatiebedrijf kunt dealen met de krachten in de huidige markt. Je bent in staat om het werk te realiseren met de beschikbare professionals door bijvoorbeeld standaardisatie. Je kunt beter beantwoorden aan de vraag doordat er ruimte is voor meer werk of maatwerk. Het werk wordt niet alleen efficiënter, maar ook leuker voor de professionals in je bedrijf omdat zij iedere dag verbetering ervaren. Dat maakt je aantrekkelijk als werkgever. 

Kortom, Lean & Learn biedt enorme voordelen voor het installatiebedrijf. Juist in deze tijd waarin de druk hoog is. En zeg nou zelf, het zit toch eigenlijk al in wat we doen? Instal-leren!

Lean werken is in de praktijk inderdaad te herkennen aan planningen, overlegstructuren en zichtbare kpi's. Maar als je denkt dat het dát is, dan heb je het mis. De achter kracht van Lean denken en werken, kun je niet zien. Daarover lees je meer in het blog 'Wat is Lean? Meer dan je kunt zien!'

Header-foto: ABB