Traditionele manieren van organiseren passen niet meer bij de thema’s van nu. Het tempo van innoveren ligt hoger dan ooit, alleen het beste is goed genoeg en er komt steeds meer schaarste als het gaat om toeleveringen en het vinden van goed personeel. Een organisatie die klaar wil zijn voor de toekomst, heeft een ‘Operating System 4.0’ nodig. Zo’n OS 4.0 helpt mensen om flexibel, duurzaam, efficiënt én met plezier te werken en geeft antwoord op de uitdagingen die de vierde industriële revolutie met zich meebrengt.  

OS 4.0 heeft wellicht wat uitleg nodig. Ik vergelijk het altijd met het operating system van een computer, zoals Windows, iOS of Android. Het zorgt ervoor dat alle afzonderlijke applicaties functioneren, ook al zijn ze door anderen gebouwd. Er is onderlinge communicatie mogelijk tussen die applicaties en ze zijn eenduidig voor de gebruiker. Dat is precies wat je ook in je organisatie wil. Iedere persoon en ieder team is anders en kan zelfstandig opereren en innoveren. De onderlinge samenwerking wil je optimaliseren met één operating system.

Een succesvol OS kent veel ingrediënten. Misschien pas je er al een aantal toe in jouw organisatie, onder de noemer van Agile, Lean, SCRUM, Dienend Leiderschap of Holacracy. Het zijn belangrijke en waardevolle ingrediënten. Toch hebben ze pas effect als je ze in de juiste onderlinge samenhang toepast, met heldere uitgangspunten.

In de komende blogreeks ga ik op een aantal belangrijke pijlers van OS 4.0 in. Lees je mee?

“Hoe vind ik goed nieuw personeel?” Een vraag die erg actueel is. Er bestaat een kloof tussen gevraagde capaciteit en beschikbare arbeidskracht. In deze blog ga ik daarop in. 

Een organisatie bestaat bij de gratie van het vervullen van een klantbehoefte. Als dga, directeur en manager wil je dat iedereen in de organisatie daar bewust mee bezig is. En terwijl dit misschien een enorme open deur is, heeft dit wellicht meer omhanden dan je in eerste instantie denkt.

Met mijn collega’s werk ik dagelijks met teams uit allerlei organisaties. Deze teams bestaan uit hardwerkende professionals die er het beste van willen maken. Als we deze mensen vragen: “Hoeveel procent van de tijd besteed je op een normale werkdag aan activiteiten die klantwaarde toevoegen? En hoeveel procent van de tijd besteed je aan activiteiten die van je gevraagd worden, maar geen waarde creëren?” Dan krijgen we als standaard reactie: 80% besteden we aan waardecreatie en 20% aan overige activiteiten.

Als we vervolgens met deze teamleden gaan meten of deze aanname klopt, wordt het vaak stil. In de praktijk is het namelijk precies andersom! De meeste teams zijn op een dag vooral met ‘overige activiteiten’ bezig en niet met het creëren van waarde.

Na de stilte komen er allerlei reacties, zoals 'vroeger ging het heel anders' en 'we worden ook zo vaak van ons werk gehouden' of 'ik ben inderdaad meer aan het zoeken, administreren of overleggen, dan dat ik met mijn vak bezig ben'. Ook starters op de arbeidsmarkt komen vaak tot de conclusie dat de praktijk heel anders is dan waarop ze hadden gehoopt. Ze zouden meer met hun vak bezig willen zijn.

En terwijl het onmogelijk is om alleen maar met waardecreatie bezig te zijn (er zijn immers altijd zaken die ‘ook moeten’ vanwege allerlei redenen), is dit dus wel een enorme kans! Hoe geweldig zou het zijn, als je als werkgever kunt adverteren met 'bij ons ben je met je vak bezig'? In eerste instantie roept dit wellicht vragen op, in tweede instantie verwacht ik dat het antwoord op deze vragen wel eens hét verschil kan maken, waardoor iemand voor jouw organisatie zal kiezen. Meesterschap is namelijk één van de pijlers onder intrinsieke motivatie. Iemand wil graag lekker bezig zijn met zijn of haar vak, daarin voortgang boeken en er steeds beter in worden.

Bovendien zal je zien dat, wanneer de verhouding tussen waardecreatie en overige werkzaamheden verbetert, je als organisatie stukken efficiënter werkt. Dit is niet alleen goed voor het rendement, het is ook enorm motiverend en levert tijd en middelen op om met innovaties bezig te zijn die de markt aan je vraagt.

We zien dat veel ‘poespas' in organisaties en tussen organisaties ontstaat, als gevolg van gebrekkige samenwerking. Er bestaan muren tussen afdelingen, er is onduidelijke communicatie of er is geen duidelijke overlegstructuur die houvast en helderheid geeft. Een belangrijke eigenschap van OS 4.0 is dat er door iedereen in de organisatie gewerkt wordt met structuren, werkvormen en methodieken die onderlinge samenwerking bevorderen. Bovendien is er aandacht voor opleiding en persoonlijke ontwikkeling op dit gebied. Als dit lekker loopt, zul je merken dat dit het werk verlicht en het onderlinge contact verbetert. Hierdoor neemt het plezier in werken toe. Zoals hoogleraar Organisatiekunde Mathieu Weggeman zegt: “Mensen kunnen weer vonken in plaats van vinken!”

Als je het invullen van de capaciteitsvraag die organisaties hebben op deze manier benadert, werpt dat een nieuw licht op de zaak. Door waardecreatie en meesterschap centraal te stellen en mensen op te leiden in samenwerkingsvormen en hun communicatievaardigheden, gaat er minder tijd verloren, wordt er meer werk verzet én word je aantrekkelijker als werkgever.